Como qualquer outra ferramenta, os scanners são projetados para trabalhos específicos, então, o que pode ser o melhor da categoria para uma situação, pode ser um pouco atrasado em outra. Reconhecer isso, considerando cada necessidade e especificidade, é uma ótima maneira de encontrar o melhor equipamento para cada segmento.
Para começar, faça as seguintes perguntas:
O que irei digitalizar?
Esse é o fator mais importante para determinar qual scanner usar. A necessidade de digitalizar documentos pode variar de simples a muito complexa, mas tudo se resume ao tipo de documento e ao que será necessário fazer com as informações que estão nesses documentos. Aplicativos simples, como registros de digitalização reversa em seus gabinetes de arquivos para economizar espaço, exigem scanners que possam lidar com volumes altos, mas não precisam de recursos de ponta. Já recursos mais avançados, como capacidade de pesquisa e indexação, são indicados quando há necessidade de extrair informações digitais para reutilização em aplicativos de negócios digitais. Documentos como faturas, registros médicos, recibos de emissão, pedidos de empréstimo ou de novos clientes e documentação de novos funcionários são bons candidatos para integração nos sistemas de negócios. Depois de selecionar o que será digitalizado, é possível entrar nos detalhes dos modelos e na lista de verificação correta dos recursos de digitalização.
Com que frequência irá digitalizar?
O volume de digitalização diária decidirá qual classe de scanner comprar. Se o planejamento é apenas digitalizar alguns itens por dia, investir em um scanner para trabalho intenso não faz sentido. Se a necessidade é uma solução mais robusta, um scanner comercial de nível de entrada é o equilíbrio perfeito entre necessidades de baixo volume e capacidade atualizada.
Quanto mais pesada a carga, mais robusto o scanner de documentos precisa ser para atender às demandas. Preste atenção ao ciclo de tarefas listado para fazer comparações entre os modelos sobre o número de digitalizações que uma unidade pode fazer por dia.
Precisa de reconhecimento óptico de caracteres?
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é um software que converte imagens digitalizadas em texto legível por máquina. Essa tecnologia libera o poder das informações em documentos, permitindo reutilizar conteúdos valiosos que estavam presos na página de várias maneiras. Depois que seus dados forem digitalizados, é possível editá-los, pesquisá-los e compartilhá-los.
A resolução é importante?
Quase todos os scanners de documentos de negócios têm especificações semelhantes de resolução, portanto, avaliar os dispositivos com base na resolução não é suficiente. O que é mais importante é a tecnologia de processamento de imagens que aciona o scanner selecionado e o software de captura de imagens. Para otimizar os dados de OCR dos documentos digitalizados, a qualidade da imagem é fundamental. Imagens digitalizadas borradas ou obscurecidas não poderão ser lidas de forma consistente pelo software OCR.
E a conectividade da nuvem?
Hoje, temos mais opções do que nunca para armazenar arquivos e informações, e sua solução de digitalização deve ser flexível o suficiente para acomodar o fluxo de trabalho. O software de captura de imagens determinará para onde enviar as imagens digitalizadas. A tecnologia Smart Touch, disponível na maioria dos scanners da Kodak Alaris, permite digitalizar e direcionar para o destino com um toque. Os botões predefinidos permitem enviar os trabalhos para o lugar certo: e-mails, área de trabalho ou repositórios na nuvem, como o SharePoint ou o Box.
Para facilitar no momento da escolha do scanner, a Kodak Alaris criou uma ferramenta onde é possível inserir as necessidades de cada segmento e descobrir qual é o scanner mais indicado para cada negócio. Acesse e descubra: https://www.alarisworld.com/pt-br/search.